Fahrplan

Was Sie erwartet

01

Warum jetzt

Zahlen, Erwartungen, Hürden

02

Der Weg in sechs Schritten

vom Prozess zur Roadmap

03

Menschen & Organisation

Daten, Change, Kommunikation, Verantwortung

04

Governance & Recht

Richtlinie, Aufsicht, EU AI Act, DSGVO

05

Werkzeuge & KI-Organisation

Tools, Projekte, Skills, Agenten

06

So begleite ich Unternehmen

Praxisbeispiel KI-Arbeitsraum

Kapitel 1 · Lage

Erstmals nutzt die Mehrheit KI

Quelle: Bitkom Research, 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland, befragt Juli/August 2026 (Presseinformation vom 14.09.2026).

Kapitel 1 · Einsatzfelder

Wofür Unternehmen KI einsetzen

Quelle: Bitkom Research, 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland, befragt Juli/August 2026 (Presseinformation vom 14.09.2026).

Kapitel 1 · Hürden

Was bremst?

Die größten Bremsen sind nicht technisch: Wissen, Recht und Vertrauen. Genau dort setzt eine gute Einführung an.

Quelle: Bitkom Research, 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland, befragt Juli/August 2026 (Presseinformation vom 14.09.2026).

Kapitel 1 · Realistisch bleiben

Was KI kann – und was sie nicht garantiert

Generative KI

Erzeugt Entwürfe: Text, Bild, Audio, Code, Video.

Sprachmodelle (LLMs)

Analysieren, zusammenfassen, formulieren – überall, wo mit Text gearbeitet wird.

Multimodale KI

Versteht Text, Bild und Ton zusammen – z. B. Belege, Fotos, Gesprächsnotizen.

Halluzinationen

Überzeugend klingend, aber falsch. Ergebnisse sind Entwürfe, keine Fakten.

Ohne Prüfung

Fehler wandern ungebremst in Dokumente, Mails und Entscheidungen.

Vertrauliche Daten

Was einmal in ein ungeprüftes Tool geladen ist, lässt sich nicht zurückholen.

Kapitel 2 · Animation aus der Wissenskarte

KI-Einführung beginnt beim Prozess

Prozess im Überblick

KI-Einführung beginnt beim Prozess

01 / 05

1. 01Ausgangsprozess verstehen
2. 02Ziel bestimmen
3. 03Ressourcen klären
4. 04Zielprozess gestalten
5. 05Abwägen und planen

Ausgangsprozess verstehen

Aufgaben, Engpässe und den heutigen Ablauf sichtbar machen.

AbspielenVon vorn

Schritte auswählen · Bewegung pausieren

Kapitel 2 · Roadmap

Die sechs Schritte im Überblick

01Ausgangsprozess verstehen

02Ziel & KI-Anwendung

03Ressourcen klären

04Zielprozess gestalten

05Chancen & Risiken

06Roadmap entwickeln

Die Reihenfolge ist der eigentliche Punkt: Wer mit der Tool-Auswahl beginnt, überspringt genau die Schritte, die über Erfolg oder Scheitern entscheiden.

Schritt 1 von 6

Ausgangsprozess verstehen

Bevor über KI gesprochen wird, muss der heutige Ablauf auf dem Tisch liegen.

Schritt 2 von 6

Ziel & KI-Anwendung definieren

Erst das Ziel, dann die Technologie – nicht umgekehrt.

Was soll besser werden?

ZeitersparnisQualitätEntlastungGeschwindigkeitTransparenz

Mit überprüfbaren Erfolgskriterien: „Angebote in 24 statt 72 Stunden“ statt „schneller werden“.

Welche Art von KI passt?

Chatbot / AssistentFragen beantworten, Entwürfe schreiben

TexterkennungBelege, Formulare, Mails auslesen

PrognoseBedarf, Absatz, Ausfälle vorhersagen

Automatisierungwiederkehrende Abläufe verbinden

Schritt 3 von 6

Ressourcen & Voraussetzungen

Ein realistischer Blick auf das, was vorhanden ist – und was fehlt.

Daten

vorhanden, vollständig, aktuell, rechtlich nutzbar?

Technik

Systeme, Schnittstellen, Zugänge, Lizenzen

Budget

Lizenzen, Integration, Datenaufbereitung, Schulung

Zeit

Wer hat im Alltag wirklich Kapazität?

Kompetenzen

Wissen im Team, Lernbereitschaft, Multiplikatoren

Unterstützung

externe Begleitung und klare Zuständigkeiten

Größte Kostentreiber laut Bitkom: Infrastruktur/Cloud (51 %), Datenaufbereitung (50 %), Integration (41 %) – nicht die Lizenzen.

Schritt 4 von 6

Zielprozess mit KI gestalten

Der neue Ablauf wird bewusst entworfen – mit dem Menschen an den richtigen Stellen.

Schritt 5 von 6

Chancen & Risiken abwägen

Beides gehört auf den Tisch – ehrlich und dokumentiert.

Schritt 6 von 6

Roadmap zur Umsetzung

Schrittweise statt Big Bang – mit Kontrolle in jeder Phase.

Jede Phase hat ein Ziel und ein Kriterium für den nächsten Schritt.

Jede Phase hat Verantwortliche – namentlich, nicht „die IT“.

Jede Phase darf scheitern – lieber früh stoppen als teuer ausrollen.

Kapitel 2 · Werkzeug

Der KI-Use-Case-Canvas

Eine Seite, sechs Felder – jeder Anwendungsfall wird gleich strukturiert bewertet.

Kapitel 2 · Auswahl

Use Cases priorisieren

Kapitel 2 · Auswahl

Der richtige Einstiegs-Use-Case

Nicht der spektakulärste gewinnt, sondern der mit dem besten Verhältnis aus Nutzen und Beherrschbarkeit.

Hoher Nutzen

für Team oder Kunden spürbar

Überschaubar

geringe bis mittlere Komplexität

Messbar

vorher/nachher vergleichbar

Beherrschbare Risiken

keine Hochrisiko-Entscheidungen

Klare Datenbasis

Daten liegen vor und dürfen genutzt werden

Motivierte Fachabteilung

Menschen, die es wirklich wollen

Kapitel 2 · Ideen

Typische Einstiege nach Bereich

Kundenservice

Antwortentwürfe, FAQ, Zusammenfassung langer Mailverläufe

Vertrieb

Angebotsentwürfe, Gesprächsvorbereitung, Nachfass-Mails

Marketing

Texte, Bildideen, Newsletter – im eigenen Ton

Buchhaltung

Belege auslesen, Zahlungsabgleich vorbereiten

Personal

Stellenanzeigen, Onboarding-Unterlagen – keine KI-Bewerberauswahl ohne Prüfung (Hochrisiko)

Wissen

internes Nachschlagewerk aus eigenen Dokumenten (RAG)

Kapitel 2 · Einstieg

Pilot statt Big Bang

Kapitel 2 · Messen

Woran Sie den Erfolg messen

Zeitersparnis

Fehlerquote

Bearbeitungsdauer

Nutzerakzeptanz

Ergebnisqualität

Eskalationsquote

Nacharbeit

Vorher messen, nachher messen. Ohne Ausgangswert gibt es keinen Erfolg – nur ein Gefühl.

Kapitel 3 · Überblick

Vier Themen, die überall mitlaufen

KI-
Einführung

Daten

Change

Kommunikation

Verantwortung

Kapitel 3 · Daten

Ohne passende Daten keine brauchbare KI

Die Datenlage entscheidet früh über Erfolg oder Frust – und ist laut Bitkom einer der größten Kostentreiber.

Kapitel 3 · Change

KI verändert Arbeit

Früh mitnehmen

Mitarbeitende einbinden, bevor Entscheidungen fallen.

Ängste ernst nehmen

Nutzen konkret erklären – am eigenen Arbeitsplatz, nicht abstrakt.

Kompetenz aufbauen

Schulungen und AI Literacy – Pflicht nach Art. 4 EU AI Act.

Multiplikatoren

Interne KI-Botschafter, die Fragen beantworten und Mut machen.

66 %

schätzen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten als gering ein

70 %

bieten inzwischen KI-Schulungen an – nur 11 % für alle

42 %

der KI-Nutzer nennen fehlende Akzeptanz im Team als Hürde

Quelle: Bitkom Research, 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland, befragt Juli/August 2026 (Presseinformation vom 14.09.2026).

Kapitel 3 · Kommunikation

Transparenz statt stiller Einführung

Wer überrascht wird, vertraut nicht. Wer muss informiert oder eingebunden werden?

Geschäftsführungentscheidet, priorisiert, steht dahinter

Mitarbeitendefrüh, ehrlich, mit konkretem Nutzen

ITZugänge, Sicherheit, Integration

Datenschutzvor dem Start, nicht danach

BetriebsratMitbestimmung beachten

Kunden & Partnerwo Ergebnisse sichtbar werden

KI-Projekt

Kapitel 3 · Mitbestimmung

Betriebsrat und Beschäftigte einbinden

Technische Überwachung

Systeme, die Verhalten oder Leistung auswerten können, sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Frühzeitig unterrichten

Bei Planung neuer Technik und Arbeitsabläufe rechtzeitig informieren und beraten (§ 90 BetrVG).

Sachverstand

Der Betriebsrat kann bei KI-Themen Sachverständige hinzuziehen (§ 80 Abs. 3 BetrVG).

Hochrisiko-KI

Vor dem Einsatz am Arbeitsplatz müssen Arbeitnehmervertretung und Beschäftigte informiert werden (Art. 26 EU AI Act).

Keine Rechtsberatung – Orientierung zur Vorbereitung auf das Gespräch mit Datenschutz, Betriebsrat und Rechtsberatung.

Kapitel 4 · Governance

Was KI-Governance bedeutet

Nicht Bürokratie, sondern vier Bausteine, die Vertrauen schaffen.

Verantwortlichkeiten

Wer entscheidet, wer prüft, wer ist Ansprechpartner?

Richtlinien

Was ist erlaubt – Tools, Daten, Kennzeichnung, Freigaben?

Kontrolle

Prüfpunkte im Prozess, Vier-Augen-Prinzip, Freigaben

Monitoring

Laufend beobachten: Qualität, Fehler, neue Risiken

Kapitel 4 · Richtlinie

Die KI-Nutzungsrichtlinie

Sie beantwortet die Alltagsfragen, bevor sie entstehen.

Kapitel 4 · Aufsicht

Human in the Loop: der Mensch entscheidet

Prüfen vor Weitergabe

Qualitätsprüfung vor jeder Weitergabe von Ergebnissen

Unterstützen, nicht entscheiden

KI bereitet vor – entscheiden tut der Mensch

Transparenz

Es ist nachvollziehbar, wo KI im Einsatz ist

Dokumentation

Ergebnisse und Entscheidungswege werden festgehalten

Kapitel 4 · Fairness

Bias & Fairness

Kapitel 4 · EU AI Act

Der EU AI Act – was wann gilt

Gilt für alle, die KI in der EU anbieten oder beruflich nutzen – unabhängig von der Unternehmensgröße.

Bitkom: 37 % der Unternehmen rechnen damit, als Nutzer betroffen zu sein – 89 % davon erwarten hohen Aufwand.

Stand Oktober 2026, inkl. „Digital Omnibus“ (Amtsblatt der EU, 24.07.2026). Quellen: Future of Privacy Forum; Bitkom 2026.

Kapitel 4 · EU AI Act

Vier Risikoklassen

Kapitel 4 · EU AI Act

Anbieter oder Betreiber?

Wer KI-Tools im eigenen Unternehmen nutzt, ist in aller Regel Betreiber – nicht Anbieter.

Für alle: KI-Kompetenz

Beschäftigte, die mit KI arbeiten, werden befähigt (Art. 4) – seit Februar 2025.

Für alle: Transparenz

Deepfakes und KI-Texte zu Themen öffentlichen Interesses kennzeichnen (Art. 50).

Bei Hochrisiko-KI

Nach Gebrauchsanweisung nutzen, menschliche Aufsicht durch geschulte Personen, Eingabedaten prüfen, Protokolle mind. 6 Monate aufbewahren, Beschäftigte informieren (Art. 26).

Keine Rechtsberatung – Orientierung zur Vorbereitung auf das Gespräch mit Datenschutz, Betriebsrat und Rechtsberatung.

Kapitel 4 · Datenschutz

DSGVO & KI: die sechs Prüfpunkte

Datenschutz ist bei Bitkom die Hürde Nummer eins der KI-Nutzer (66 %).

Rechtsgrundlage

Auf welcher Grundlage werden personenbezogene Daten verarbeitet? (Art. 6)

Auftragsverarbeitung

Vertrag mit dem Anbieter (AVV), kein Training mit Ihren Daten (Art. 28)

Datenübermittlung

Server außerhalb der EU? Angemessenheit prüfen (Art. 44 ff.)

Folgenabschätzung

Bei hohem Risiko eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35)

Informieren

Betroffene über den KI-Einsatz informieren (Art. 13/14)

Keine Automatik

Keine rein automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung (Art. 22)

Keine Rechtsberatung – Orientierung zur Vorbereitung auf das Gespräch mit Datenschutz, Betriebsrat und Rechtsberatung.

Kapitel 4 · Sicherheit

Schatten-KI und Sicherheit

Schatten-KI

Mitarbeitende nutzen private KI-Konten – mit Firmendaten, ohne Vertrag, ohne Wissen der Führung.

Prompt Injection

Versteckte Befehle in Mails, Dokumenten oder Websites bringen KI-Assistenten dazu, Falsches zu tun.

Datenabfluss

45 % der KI-Nutzer fürchten, dass Firmendaten in falsche Hände geraten.

Was hilft

• Freigegebene Business-Tools statt Verbot – sonst wird heimlich genutzt
• Klare Richtlinie und Daten-Ampel
• Schulung: Was gehört nicht in eine KI?
• Agenten nur mit minimalen Rechten
• Ausgaben prüfen, bevor etwas nach außen geht

Kapitel 4 · Sicherheit

Konten absichern – auch die KI-Konten

Passwortrichtlinie

lang statt kompliziert, Passwortmanager für alle, kein Zwangswechsel ohne Anlass

Zwei-Faktor-Pflicht

für Mail, Cloud, Buchhaltung und KI-Tools – Passkeys, wo möglich

Admin-Konten

getrennte Admin-Zugänge, wenige Personen, besonders geschützt

Schulung

KI macht Phishing perfekt: Rückruf über bekannte Nummer bei Eile und Geld

Kapitel 5 · Werkzeuge

Business-Versionen statt Privatkonten

Stand Oktober 2026; Tarifnamen und Leistungen ändern sich häufig – vor dem Kauf aktuell prüfen.

Kapitel 5 · Prompting

Vom Prompt zur Prozessveränderung

Kapitel 5 · Ordnung

Die Projektzentrale

Ein Link im Chat ist im nächsten Chat vergessen – eine Datei im Projektordner nicht.

Ordnerstruktur

Firma/
├─ 00_System/
│  ├─ projektregister.md
│  └─ vorlagen/
├─ Inhaber/
├─ Partnerin/
├─ Gemeinsam/
│  └─ G26001_Website/
│     ├─ PROJEKT.md
│     ├─ ENTSCHEIDUNGEN.md
│     ├─ ARBEITSPLAN.md
│     └─ MEILENSTEINE.md
└─ Archiv/

Feste Nummern

Jedes Projekt hat eine Nummer, die nie geändert oder neu vergeben wird.

Einfache Textdateien

Markdown-Dateien kann jede KI lesen – heute Claude, morgen ein anderes Werkzeug.

Praxisbeispiel Mission Control

So steuere ich alle IbetMax-Projekte – mit Status, nächstem Schritt und Entscheidungslog.

Kapitel 5 · Wiederholbarkeit

Skills und Playbooks

Beispiel: Skill „projektstart“

Name: projektstart
Nutzen bei „neues Projekt“, „Projektstart“

1. Wer legt an? Inhaber, Partnerin oder gemeinsam
2. Nächste freie Nummer aus dem Projektregister
3. Grundfragen – eine nach der anderen:
   Name · Ziel · Wann fertig? · Deadline · Priorität
   „Noch unklar“ ist gültig – nichts erfinden
4. Datenschutz: keine Kundennamen in Ordnernamen
5. Ordner + PROJEKT.md, ENTSCHEIDUNGEN.md,
   ARBEITSPLAN.md anlegen, Register ergänzen
6. Zusammenfassen, nächsten Schritt nennen

Skill

Eine feste Anleitung, die die KI immer gleich abarbeitet.

Playbook

Beschreibt einen wiederkehrenden Ablauf: Zweck, Auslöser, Schritte, Ergebnis, beteiligte Agenten.

Der erste Skill

Oft ein Projektstart – damit ist er beim ersten Projekt gleich getestet.

Kapitel 5 · Agenten

Agenten sind Rollen, keine Zauberei

Ein Agent hat einen klaren Auftrag, einen Auslöser, Rechte – und immer einen Menschen, der freigibt.

Kapitel 5 · Agenten

Das Agententeam wächst in Phasen

Bei IbetMax: Zoe (HR), Mona (Assistenz), Max (öffentliche Stimme), Mother (Projektüberblick) und weitere – jede Rolle mit Akte und Freigabe.

Kapitel 5 · Wissen

Eigenes Wissen nutzen: RAG und Cockpit

RAG – KI mit Ihrem Wissen

Die KI schlägt erst in Ihren Dokumenten nach – Preislisten, Handbücher, Verträge – und antwortet mit Quelle. So wird aus „klingt gut“ ein „steht so in Abschnitt 4“.

Datenfundament & Cockpit

Zielbild: eine geschützte Datenbasis und ein persönliches Tages-Cockpit je Rolle, das zeigt, was heute wichtig ist, und Routinearbeit per Klick vorbereitet.

Kapitel 6 · Animation aus der Wissenskarte

In fünf Etappen zur eigenen KI-Organisation

Mein Beratungsprozess

In fünf Etappen zur eigenen KI-Organisation

01 / 05

1. 01Persönliches Gespräch
2. 02Analysen & Vorschläge
3. 03Mail mit ersten Schritten
4. 04Selbst ausprobieren
5. 05Follow-up

Persönliches Gespräch

3–5 Stunden gemeinsam: Grundlagen verständlich erklärt (LLM, Skill, Agent, Prozess, Artefakt) und das erste Setup direkt eingerichtet.

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Schritte auswählen · Bewegung pausieren

Etappe 1

Das persönliche Gespräch

Drei bis fünf Stunden: Schulung und Einrichtung zugleich.

Aus einem echten Beratungsgespräch. Fotos: privat, mit Einverständnis.

Die Bausteine, am eigenen Beispiel erklärt

LLM

Skill

Agent

Prozess

Artefakt

Projekt & Ordner

Wer die Bausteine versteht, kann sie selbst kombinieren. Ordner und Projekte werden direkt angelegt.

Etappe 2

Was im KI-Arbeitsraum steckt

Verstehen

Fakten, Abläufe mit KI-Potenzial je Schritt, Außenauftritt, Marktvergleich

Lernen

Branchenwissen als Lernkurs, Glossar, Leitplanken, Vibe Coding

Gestalten

Agententeam, Playbooks, Ideen-Pool, Software, Datenfundament

Planen

offene Fragen, Interview-Leitfäden, Roadmap für 90 Tage

Zahlen aus bisherigen Beratungsprojekten, gerundet.

Etappe 2 im Detail · Animation aus der Wissenskarte

So entsteht der KI-Arbeitsraum

Etappe 2 im Detail

So entsteht der KI-Arbeitsraum

01 / 07

1. 01Auftrag & Rollen klären
2. 02Recherche-Agenten parallel
3. 03Texte und Daten trennen
4. 04Agenten & Playbooks
5. 05Fragen & Roadmap
6. 06Bilder & Design
7. 07Prüfen & übergeben

Auftrag & Rollen klären

Wer entscheidet, wer begleitet, was ist das Ziel? Der Inhaber entscheidet – die Beratung hat im Unternehmen keine Rolle.

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Schritte auswählen · Bewegung pausieren

Etappe 3 & 4

Erste Schritte zum Selbermachen

Eine kurze Mail mit Aufgaben, passend zum Wissensstand – das Unternehmen setzt sie selbst um.

Etappe 5 · Follow-up

Klein anfangen: die 90-Tage-Roadmap

Verantwortung

Leitplanken, die immer gelten

Vertraulichkeit

• Keine Kundendaten, keine Konditionen, keine Personalthemen im Arbeitsraum
• Beispieldaten im Cockpit sind erfunden
• Arbeitsräume sind für Suchmaschinen gesperrt, nur per Direktlink
• Rechtliches immer mit Hinweis „keine Rechtsberatung“

Der Mensch entscheidet

• Der Inhaber entscheidet über jeden neuen Agenten
• Fakten mit Quelle, Einschätzungen gekennzeichnet
• Nichts geht ungeprüft nach außen
• Die Beratung begleitet – sie übernimmt keine Rolle im Unternehmen

Selbsttest

Bereit für den ersten KI-Use-Case?

Zehn Punkte – je mehr Haken, desto reibungsloser der Pilot.

• ✓Ein konkreter Prozess ist ausgewählt.
• ✓Der Nutzen ist messbar.
• ✓Die Datenlage ist geprüft.
• ✓Datenschutz und Vertraulichkeit sind geklärt.
• ✓Zuständigkeiten sind definiert.
• ✓Mitarbeitende werden früh eingebunden.
• ✓Risiken und Grenzen sind dokumentiert.
• ✓Der Pilot startet ohne große Systemabhängigkeiten.
• ✓Menschliche Prüfung bleibt vorgesehen.
• ✓Monitoring und Verbesserung sind eingeplant.